Baggrund
Da du kan betragtes som leverandør til Team Olivia, behandler vi dine personoplysninger. Personoplysninger er oplysninger som kan koble en person til et f.eks. et navn, personnummer, kontaktoplysninger, mv.
Ansvarlige for disse personoplysninger er:
Team Olivia Danmark, CVR 34 80 36 68
Hørkær 20, 2. sal
2730 Herlev
Telefon: 8888 7171
E-mail: databeskyttelse@teamolivia.dk
Det er vigtigt for os, at du føler dig tryg med den måde, vi behandler personoplysninger på, og derfor stræber vi altid efter at gøre vores bedste for, at dine oplysninger er beskyttede. Vi har blandt andet udpeget en DPM (Data Protection Manager) og en DPO (Data Protection Officer), der skal sikre, at databeskyttelsesreglerne bliver overholdt, og at der bliver udarbejdet interne regler og retningslinjer.
Sådan får vi dine personoplysninger
Vi får dine oplysninger direkte fra dig selv, en af dine kollegaer eller på anden vis fra det selskab du repræsenterer. Det kan være alt fra levering og håndtering af IT-systemer, rengøringsartikler, forsikringer, mv.
Du afleverer f.eks. oplysninger til os, når du kontakter os, eller når vi kontakter det selskab, som du repræsenterer, i forbindelse med et tilbud på en leverance.
Vi kan endvidere få oplysninger fra dig selv eller din arbejdsplads, når denne leverer en specifik service eller et produkt, eller når vi beder om hjælp vedrørende en specifik service eller et produkt.
Vi kan også indhente dine personoplysninger, hvis de ligger offentligt tilgængeligt på hjemmesiden hos den virksomhed, du arbejder hos.
Formålet med behandlingen af personoplysninger
Formålet med vores behandling af personoplysninger er at kunne modtage den ydelse, som det firma, du repræsenterer, skal levere til os. Heri ligger løbende kommunikation med kontaktperson(er) hos leverandøren både før, under og efter en aftale er indgået, for at sikre, at den service eller det produkt, der er købt, bliver opfyldt korrekt.
Hvilke personoplysninger
Vi behandler kun almindelige personoplysninger om dig, og det er som følgende:
- Navn
- Stillingsbetegnelse
- E-mailadresse (arbejde)
- Telefonnummer (arbejde)
- Navn og adresse på den virksomhed, du repræsenterer
Lovlig grundlag
Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af følgende behandlingsgrundlag:
- Aftale: Når vi har indgået en aftale med den virksomhed, du repræsenterer, behandler dine personoplysninger som følge af den aftale, som ligger grund for den service eller produkt, som vi modtager, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
- Interesseafvejning: Forud for indgåelsen af en aftale om et produkt samt behandler dine oplysninger efter vores legitime interesse i at kunne drive vores virksomhed, herunder at kunne kommunikere med dig omkring leverancer både forud for modtagelse af en ydelser og efter leverancen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Hvem deler vi dine personoplysninger med?
Dine kontaktoplysninger kan blive delt med andre ansatte i Team Olivia Koncernen, herunder konsulenter, såfremt de har brug for det til at modtage den service eller ydelse, som det firma, du repræsenterer, leverer. Derudover vil dine oplysninger i visse tilfælde deles med eksterne IT-systemleverandører (eksempelvis vores omstillingssystem og mail-udbyder).
Modtager af persondata uden for EU
Team Olivia Danmark overfører i visse tilfælde dine personoplysninger til følgende tredjelande:
- USA (usikkert tredjeland)
- England (sikkert tredjeland)
Overførslen til usikre tredjelande på grundlag af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse - også kaldet standardkontrakter – jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 1.
Overførslen til sikre tredjelande vil ske på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 45, stk. 1, hvormed Europa Kommissionen har vurderet, at der er et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.
Udover grundlaget for overførslen, har Team Olivia også indgået databehandleraftaler med alle sine underleverandører, og der bliver foretaget tilsyn med overholdelsen heraf årligt.
Det tidsrum, vi behandler dine persondata
Medmindre det er reguleret i kontraktforholdet, eksempelvis i forbindelse med frister for erstatningskrav indeholdt i kontrakten eller skriftlige aftaler mellem os, der ligger uden for kontrakt, vil dine personoplysninger ikke opbevares længere, end det er nødvendigt for, at vi kan opfylde det mål, som var forudsætningen for opbevaringen af oplysningerne. I praksis betyder dette at oplysninger kan gemmes i maksimalt 5 år efter, at kontrakten mellem os og den leverandør, du repræsenterer, ophører, og vi opbevarer dem kun, såfremt oplysningerne har er nødvendige for at kunne dokumentere aftaler imellem os.
Sådan beskytter vi dine personoplysninger
Vi har taget forskellige tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig ændring, tab, ødelæggelse, deling eller andre ulovlige måder at behandle dine perssondata på.
Vi skal arbejde i henhold til gældende politikker og retningslinjer og fastlægger rutiner og systemer for at kunne beskytte dine personoplysninger mod uautoriserede adgang. Vores systemer er endvidere beskyttede mod uautoriseret adgang gennem b.la. firewalls og kryptering.
Personoplysninger der er gemte i fysiske dokumenter skal opbevares i aflåste lokaler og med begrænset adgang og medarbejderne modtager løbende træning i overholdelse af databeskyttelseslovgivningen.
Dine rettigheder
Du har ifølge den Europæiske Generelle Forordning om Databeskyttelse (GDPR) en række rettigheder, som du kan læse mere om nedenfor.
Indsigt: Du har ret til – uden beregning – at få information om vores behandling af dine personoplysninger. For at sikre, at vi ikke udleverer oplysninger til andre personer end dig eller personer, der udgiver sig for at være dig, har vi en række sikkerhedsprocedurer for at identificere dig.
Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, du har afgivet til os med henblik på, at du kan transmittere dem til anden persondataansvarlig. Denne rettighed er ikke altomfattende og gælder hovedsageligt de oplysninger, du selv har afgivet.
Rettelser: Du har ret til at få fejlagtige personoplysninger om dig selv rettet.
Sletning: Du har under visse forudsætninger ret til at få slettet dine personoplysninger. Denne ret er ikke altomfattende; der kan findes omstændigheder, eksempelvis opfyldelse af retlige forpligtelser, som gør, at det ikke er muligt for os at slette oplysningerne. For at sletning er muligt, skal følgende være opfyldt:
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige i forhold til det oprindelige formål
- Du har tilbagekaldt det samtykke, som udgjorde det lovlige grundlag for behandlingen
- Dine oplysninger har været behandlet uden lovlig grund
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige for at opfylde gældende lovkrav eller andre retslige krav
Tilbagekaldelse af samtykke: I fald at behandlingen hviler på et samtykke, har du altid ret til at tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os.
Indsigelse: Du har til enhver tid ret til – af grunde, der vedrørende din særlige situation – at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine almindelige personoplysninger, hvis behandlingen hviler på en interesseafvejning. Efter modtagelsen vil vi konkret vurdere, hvorvidt behandlingen fortsat er nødvendig og give dig begrundet information om, hvorvidt vi kan imødekomme din anmodning.
Begrænsning: Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses, såfremt du ønsker begrænset anvendelse af oplysninger, finder at personoplysningerne er ukorrekte, eller mens vi behandler din anmodning om indsigelse. Hvis vi konkret vurderer, at du har ret til begrænsning, behandler vi fremover kun dine personoplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at et retskrav til fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Klage: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Såfremt du ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen, skal du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Mere information
Vil du vide mere om databeskyttelse og vores arbejde på dette kan du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Du kan finde mere information om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Seneste redigering fandt sted i november 2022.